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不採用通知は相手の落胆を思うとつらい。どう伝えればよいか【2021年9月】

雇用問題Ｑ＆Ａ　社会保険労務士　曽我　浩

　「月刊保団連」の好評連載記事から、著者および発行元の許可を得て転載して紹介します。
　なお、ここに掲載した記事は、それぞれ掲載時点の情報です。関係法令の改定や行政当局の新たな通知等によって、取扱いが変更されている事項が含まれている可能性があります。ご高覧にあたって、予めご了承ください。

不採用通知は相手の落胆を思うとつらい。どう伝えればよいか【2021年9月】

Ｑ
　受付事務を募集しました。いつもはハローワークのみでしたが、今回はネットでも募集したところ、雇用情勢が悪化しているせいか予想より多くの方が応募してくれました。採用は1人か2人でいいので後の人はお断りすることになります。今まで、電話で連絡していたのですが、連絡方法はメールでもいいのでしょうか。

Ａ
　手紙やメールでも構いません。それにしても、今までよく電話で「不採用」の連絡をしてこられましたね。大変だったでしょう。

Ｑ
　今まで、応募者はせいぜい2人か3人だったので、それほど手間はかかりませんでしたが、今回は10人近いのでいちいち電話するのも大変です。電話ですと相手の落胆した気持ちが伝わり、こちらも少し落ち込みました。

Ａ
　手紙やメールなら、そうした心理的な負担も軽減されます。

Ｑ
　不採用にした理由などは書くのでしょうか。また理由を問われた場合は、どう答えればいいのでしょうか。

Ａ
　採用側に不採用の理由を答える義務はありません。これについては判例で確立しています。「慎重に審査を行った結果」「ご期待に沿えず大変申し訳ございません」と添えることで、応募者に配慮しつつ、誠実に選考を行ったことを伝えることができます。

Ｑ
　面接の際、話が盛り上がり、情がわいてきて採用したいと思った人が何人もいました。そういう人に、不採用の通知を出すのはつらいですね。

Ａ
　文学作品の朗読で活躍している「軽井沢朗読館」館長の青木裕子さんは元NHKアナウンサーですが、学生の頃、民放の採用試験で最終面接の後、落選を知らされ、その時は疲労と落胆で真っ暗だったそうです。
　応募者は人生を懸けて応募してきたわけですから、何か言葉を添えたくなるかもしれませんが、応募していただいた感謝を簡潔に述べ、お詫びの言葉については「ご希望に沿えず申し訳ありません」など必要最小限でいいと思います。ネット上でも、いい文例を探すことができます。参考にしてください。

Ｑ
　一度は不採用を通知したもののやはり採用したいと思った時など、連絡を取ることはどうでしょうか。

Ａ
　確かに一度「不採用」を通知したのですから、ためらいはあるかもしれません。しかし、不採用とした非礼を詫び、声を掛けることは差し支えないと思います。私のところでもいったん不採用とした人に声を掛け働いてもらっています。だいたい応募者の中から最適の人を選んだかどうかは、正解はないと思います。それに「採用した以上その人の人生に責任を持たなければ」と意気込んで採用しても「辞退したい」という連絡が来ることもあります。
　一方、不採用になった人は、逆にそれが幸いして新しいステージで活躍することがあります。「人間万事塞翁が馬」で何が幸いするか分かりません。先ほど紹介した青木さんも民放の採用試験に落ちたからこそ、NHKで活躍できたのですから。

Ｑ
　そうはいっても、優秀な人を取り逃がしてしまったのではないかという不安もありますね。

Ａ
　人が人を見抜くことは難しいです。

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